Planklagenævnet stadfæster afslag på aktindsigt – Fredensborg Kommune: Efterspurgte notater eksisterer ikke

En klage over Fredensborg Kommunes afslag af 4. april 2025 på aktindsigt i notater om et byggeri på [A1], 3480 Fredensborg, blev behandlet af Planklagenævnet. Klageren ville have indsigt i notater om en angivelig aftale vedrørende vinduesafstand og tilbygningens størrelse, men kommunen oplyste, at notaterne ikke eksisterer. Planklagenævnet så ingen grund til at anfægte dette og stadfæstede afslaget.

Sagen har sit udspring i et byggeprojekt på ejendommen [A1], 3480 Fredensborg, hvortil Fredensborg Kommune gav byggetilladelse med dispensation fra den gældende byplanvedtægts bestemmelser om afstand til naboskel. Det fremgår bl.a. af byggetilladelsen, at den ansøgte bygnings vinduer ville være 2,8 m fra naboskellet.

Allerede den 1. september 2024 havde klageren bedt kommunen om aktindsigt i byggesagen under henvisning til Planklagenævnets sag nr. 24/03678. Den 6. september 2024 imødekom kommunen delvist denne anmodning og udleverede en samling materiale om byggeriet. Kommunen undtog dog visse oplysninger, herunder e-mails, telefonnumre og sagsnumre.

Klageren fremsatte den 1. april 2025 en ny og målrettet aktindsigtsanmodning. Klageren ønskede indsigt i notater knyttet til byggeriet, der angiveligt dokumenterede en aftale mellem Fredensborg Kommune og bygherre om:

At der ikke ville komme vinduer tættere på skel end 2,5 m fra nabogrundene

At tilbygningen ville blive opført som 28 m² og ikke 27,5 m²

Den 4. april 2025 traf Fredensborg Kommune afgørelse om fuldt afslag på aktindsigt med den begrundelse, at klageren allerede den 6. september 2024 havde fået fuld aktindsigt i sagen.

Indledningsvis fastlagde Planklagenævnet sin kompetence. Afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den pågældende sag, jf. miljøoplysningsloven § 4, stk. 6. En lignende regel følger af offentlighedsloven § 37, stk. 1 og forvaltningsloven § 16, stk. 4.

Eftersom sagen drejer sig om aktindsigt i dokumenter, der er knyttet til en byggetilladelse med dispensation fra byplanvedtægt, og eftersom Planklagenævnet er klageinstans for kommunernes afgørelser efter planloven § 58 – herunder dispensationsafgørelser – konkluderede nævnet, at det var kompetent til at behandle klagen.

Planklagenævnet gjorde rede for det grundlæggende princip om, at retten til aktindsigt alene omfatter eksisterende dokumenter. Dette følger samstemmende af:

Offentlighedsloven § 7, stk. 1

Forvaltningsloven § 9, stk. 1

Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1

Nævnet præciserede, at aktindsigtsreglerne ikke forpligter en kommune til at udarbejde telefonnotater, mødereferater mv., hvis disse ikke allerede foreligger. Forpligtelsen til aktindsigt forudsætter med andre ord, at der er et dokument at give indsigt i.

Over for Planklagenævnet oplyste Fredensborg Kommune, at de efterspurgte notater ikke eksisterer.

Planklagenævnet vurderede, at sagens oplysninger ikke gav grundlag for at antage, at denne oplysning var urigtig. Nævnet fandt på den baggrund:

"Fredensborg Kommune ikke har overtrådt reglerne om aktindsigt ved ikke at udlevere notaterne, som klageren har efterspurgt, men som ifølge kommunen ikke eksisterer."

Nævnet fandt heller ikke anledning til at tage stilling til, hvilket regelsæt – offentlighedsloven, forvaltningsloven eller miljøoplysningsloven – der måtte finde anvendelse, da valget af regelsæt ikke ville ændre resultatet.

Klagen kunne ikke tages til følge. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. § 4 i lov om Planklagenævnet (Lov nr. 1658 af 20. december 2016). Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. § 3, stk. 3, i samme lov.